Учет рабочего времени

Рабочее время – важный ресурс бизнеса. В большинстве случаев именно за него сотрудники получают зарплату. Все актуальнее становится оптимизация процесса контроля времени, проводимого на работе. Современные устройства позволяют не просто следить за фактом присутствия на работе, но и отслеживать выполнение должностных обязанностей, а не сторонних дел.

Отпала потребность в ручном контроле путем ведения табеля. Столь трудоемкий и несовершенный метод уходит в прошлое. Развитие технологий предлагает более эффективные решения проблемы контроля рабочего времени. Автоматизирование существенно упрощает процедуру и повышает ее качество.

Устройства, призванные справиться с поставленной задачей различаются по принципам использования и функционалу.

Какие существуют современные автоматизированные системы учета рабочего времени? Какие у них плюсы и недостатки? Сейчас разберем подробно.

С КАКИМИ ЗАДАЧАМИ СПРАВИТСЯ АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ УЧЕТНАЯ СИСТЕМА?

Современные системы учета – это не просто эффективный контроль занятости сотрудников и качества их работы. Это многофункциональные системы, позволяющие решать сопутствующие задачи.

1. Выявление нарушений внутреннего регламента. Вы сможете фиксировать перекуры в рабочее время, опоздания, затянувшийся обед, преждевременный уход и другие, непредусмотренные в распорядке действия.
2. Улучшение дисциплины сотрудников.
3. Дополнительная помощь в сборе статистических данных и подготовке отчетов.
4. Планирование занятости работников и аргументированное составление графиков.
5. База для принятия руководством решений, связанных с трудовым порядком и кадровыми вопросами.
6. Сокращение расходов.

КАК РАБОТАЮТ УЧЕТНЫЕ СИСТЕМЫ?

Системы учитывают и анализируют выбранные вами параметры. Например, вы можете использовать их для:

— создания базы данных;
— оперативного распространения информации, в том числе конкретные сведения персонально определенному сотруднику;
— пространственной фиксации;
— автоматического ведения протокола времени.

Большинство автоматизированных систем направлено на контролирование передвижений персонала в рабочее время. Система за каждым сотрудникам закрепляет участок помещения, где тот должен быть в определенное временя. Так учитывается время появления в установленном пространстве, продолжительность нахождения там и выхода. Но это еще не все. Некоторые современные системы учета способны определять рациональность проводимого на работе времени.
Получается, что благодаря учетной системе можно получить полноценную информацию о нескольких фактах.

1. Приходится ли сотрудникам перерабатывать и насколько много.
   2. Не нарушается ли график работы.
   3. Имеются ли дисциплинарные нарушения и как их много (неявка на работу, преждевременный уход, опоздание и т.п.).

Владея данной информацией, вы сможете составить представление о каждом сотруднике, отделе и организации в целом.

КАКИЕ БЫВАЮТ СИСТЕМЫ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ?

1. НАБЛЮДЕНИЕ С ПОМОЩЬЮ ВИДЕОКАМЕР

Простейший способ учета. Устанавливается видеокамера, снимающая и записывающая происходящее со звуком или без него.

Преимущества:

— можно увидеть, что делает каждый из сотрудников;
— возможность пересмотреть интересующий промежуток времени;
— наблюдение за взаимодействиями в коллективе;
— в некоторой степени защищает от краж;
— стоимость;
— легкость установки и простота в обслуживании.

Недостатки:

— невозможно отследить продуктивность работы сотрудников. Если на видео человек сидит за компьютером, это еще не значит, что он работает, а не сидит в социальных сетях, например.
— обобщенная информация;
— видеокамеры могут сознательно выводиться из строя;
— владея информацией о месте установки камер, сотрудники могут специально избегать попадания в зону видимости;
— бесполезно при большом количестве людей;
— низкая степень идентификации;
— дискомфорт для персонала.

2. БИОМЕТРИЯ

Этот способ учета связан с идентификацией на основе биометрических показатели. Большинство систем в качестве опознавателя используют отпечатки пальцев или голос человека. В устройствах более высокого уровня прибегают к считыванию сетчатки глаза.

Преимущества:

— точная фиксация времени, проведенного на рабочем месте;
— крайне проблематична подмена сотрудника;
— максимальная защита от нежелательного допуска в рабочую зону.

Недостатки:

— нет данных о продуктивности работы персонала, поскольку учитывается время, а не то, что сотрудник делает;
— ограниченность контролируемого пространства местонахождением идентифицирующих терминалов;
— отвлечение от работы для прохождения идентификации;
— длительность процесса идентификации, особенно если большой штат;
— дороговизна.

3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КАРТОЧЕК

Данный метод также основан на идентификации. Однако определяющим элементом служит карточка, а не биометрические признаки.

Преимущества:
— точная фиксация времени, проведенного на рабочем месте;
— крайне проблематична подмена сотрудника;
— максимальная защита от нежелательного допуска в рабочую зону;
— стоимость.

Недостатки:

— ограниченность контролируемого пространства;
— проблематично использовать при большом потоке;
— возможность передача/подделки карточки создает условия для совершения подмена.

4. ПРОГРАММНЫЕ СИСТЕМЫ

Удобны для компаний, где сотрудники используют компьютер. ПК выступает своего рода учетной системой, потому что запоминает время работы и ведет так называемую историю действий пользователя.

Преимущества:

— вычисление времени занятости;
— контролирование расходования времени на работе;
— возможность узнать, какие программы и ресурсы использовались и как долго;
— не требует допоборудования;
— дешевизна.

Недостатки:

— подходит не всем компаниям;
— возможна подмена сотрудника;
— данные можно удалить или отредактировать.

5. СИСТЕМА ФИКСАЦИИ МЕСТОПОЛОЖЕНИЯ В РЕАЛЬНОМ ВРЕМЕНИ

Предназначена, в первую очередь, для тех, чья работа носит разъездной характер. Однако данная система применима и в других направлениях деятельности.

Местоположение может определяться благодаря GPS-оборудованию на служебном автомобиле, например, или с помощью трекера, который выдается сотруднику и должен быть всегда с ним.

Преимущества:

— дает возможность соотнести время и перемещения сотрудника;
— удобно сочетать с системой наблюдения видеокамерами;
— удобный учет и хранение данных;
— высокоточное определение местонахождения сотрудника;
— применимо при большом количестве людей;
— не требует отвлечения сотрудников от должностных обязанностей.

Недостатки:

— стоимость;
— требует регулярного техобслуживания;
— при поломке устройства данные не всегда возможно восстановить.

Выбирая систему учета рабочего времени, руководствуйтесь собственными задачами и финансовыми возможностями. Сотрудники компании LENSEC помогут подобрать оптимальный вариант, и вы сможете купить систему учета рабочего времени, подходящую именно вам. Также возможна установка АСУРВ в Санкт-Петербурге.